Табличні бази даних

Матеріал з Фізмат Вікіпедії
Перейти до: навігація, пошук

Тема: Підтримка баз даних в ЕТ. Робота із списками. Сортування даних. Впорядкування даних в електронних таблицях. Фільтрація. Форма даних

Мета: показати у чому полягає впорядкування таблиці, з яких елементів складається таблична база даних. Сформувати в учнів практичні навички впорядковування даних в електронних таблицях. Закріпити навички опрацювання табличної інформації за допомогою вбудованих функцій та операцій, побудови діаграм. Сформувати в учнів практичні навички впорядковування даних в електронних таблицях. Закріпити навички опрацювання табличної інформації за допомогою вбудованих функцій та операцій, побудови діаграм.


Хід уроку

I. Організаційна частина.

II. Актуалізація опорних знань.

III. Вивчення нового матеріалу

IV. Вивчення нового матеріалу з практичною роботою на комп'ютері.

V. Підсумок уроку.

Програма Excel найчастіше використовується для роботи із списками. Список – це впорядкований набір даних, що складається з рядків з однотипними даними. Наприклад, перелік працівників у якому стовпчики мають відповідно такі імена: № бригади, Прізвище, Сорт, Кількість, Нараховано, - являє собою список даних.

Дані, організовані в список, у термінології Ехсеl називаються базою даних (БД).  

 Основною одиницею інформації в базі даних є запис. Запис поділяється на поля – окремі елементи інформації про об’єкт бази даних. Кожен запис в базі даних складається з однакових полів. Інформація в табличній базі даних згрупована у стовпчики – записи і рядки – поля. У першому рядку таблиці, як правило, знаходяться заголовки, в наступних –дані. У запису містяться відомості про одну людину, виріб, подію тощо. Між електронними таблицями і базами даних існує досить тісний зв’язок.  Бази даних і електронні таблиці – дві різні можливості обробки рівнозначної інформації.

При створенні списку на робочому листі Ехсеl необхідно виконувати такі правила:

1. На одному робочому листі не слід поміщати більш одного списку, оскільки деякі операції, наприклад, фільтрація, працюють у визначений момент тільки з одним списком.

2. Варто відокремлювати список від інших даних робітника листа хоча б одним порожнім стовпцем або одним порожнім рядком. Це допоможе Ехсеl автоматично виділити список при виконанні фільтрації або при сортуванні даних.

3. Імена стовпців повинні розташовуватися в першому рядку списку. Ехсеl використовує ці імена при створенні звітів, у пошуку і сортуванні даних.

4. Для імен стовпців варто використовувати шрифт, тип даних, вирівнювання, формат, рамку або стиль прописних букв, відмінні від тих, котрі використовувалося для даних списку.

5. Щоб відокремити імена стовпців від даних, варто розмістити рамку по нижньому краї кліток

 Програма Excel має потужні засоби роботи з табличними базами даних: консолідація, сортування, фільтрація, проміжні підсумки і зведені таблиці. Впорядкування даних

Впорядкування (сортування) – це зміна відносного положення даних у списку відповідно із значенням або типом даних. Дані переважно впорядковують за алфавітом, за числовим значенням, за датою. Впорядкування проводиться за зростанням або за зменшенням чисел, за алфавітом або проти алфавіту текстів. Для швидкого сортування на панелі інструментів Стандартна знаходяться дві кнопки: сортувати по зростанню; сортувати по убуванню. Ключем сортування в цьому випадку є стовпець з поточною кліткою.

Knopka.JPG

Рисунок 1 - Кнопки сортування на панелі інструментів

Список можна відсортувати за алфавітом або за значенням відповідно до даного одного або декількох полів. Щоб відсортувати весь список, досить виділити одну клітку і клацнути на інструменті Сортування, Ехсеl автоматично виділяє весь список і сортує список по виділеному полю. Якщо в першому рядку списку знаходяться імена полів, то вони не будуть включені в сортування. Необхідно мати у виді, що в цьому випадку підсумковий рядок вихідного списку також буде включена в сортування, тому більш доцільно самостійно виділяти область вихідного списку для сортування. Команда Сортування здійснюється також і через діалогове вікно пункту меню Дані/Сортування.

Тут можна вказати сортування списку по трьох полях. У трьох полях для уведення вікна Сортування можна задати ключі - імена полів, по яких буде виконане сортування. Excel сортує список по першому обраному полю, а при збігу значень у першому полі, записі сортуються по другому обраному полю. Наприклад, дані в прикладі можна відсортувати по стовпчику № бригади. В другому полі діалогового вікна Сортування можна задати наступний ключ сортування, наприклад Прізвище. Тоді список буде упорядкований по бригадах, а усередині бригад - по прізвищах (за алфавітом). Дія третього ключа сортування аналогічно.

Sort.JPG

Рисунок 2 Діалогове вікно сортування

Задача Скласти підсумкову таблицю роботи по збиранню урожаю яблук. За кращі показники встановлено призи:

 Мотоцикл за найбільше відпрацьованих днів;

 Телевізор за найбільше зібраних ящиків яблук сорту Джонотан;

 Музичний центр за найбільше зібраних ящиків яблук сорту Шафран;

 DVD-програвач за найбільше зібраних ящиків яблук сорту Слава переможцю

 Комп’ютер за найвищий урожай

Pids tab.JPG

А тепер уявіть, що в таблиці кілька десятків бригад і призи встановлено за місця від 1-го до 5-го по всіх показниках. Не буде проблем, якщо яку завгодно велику таблицю відсортувати за кількістю відпрацьованих робочих днів і визначити 5 кращих результатів, потім відсортувати таблицю за кількістю скошених гектарів і визначити 5 кращих результатів, потім таким же чином взнати кращі результати за іншими показниками.  Можна впорядкувати всю таблицю або її вказану частину. Щоб впорядкувати всю таблицю, необхідно:

 Виділити будь-яку не порожню комірку в стовпчику, згідно показників якого проводиться сортування.

 На панелі інструментів натиснути одну із кнопок: „за зростанням” або „спаданням”.

 Впорядкування проведеться перестановкою рядків відповідно до значень вказаного стовпчика. Щоб впорядкувати дані всередині виділеного діапазону комірок, необхідно:

 Виділити необхідний діапазон комірок

 Данные Сортировка

 у меню Сортировка диапазона, що з’явиться, відкрити список Сортировать по і вибрати стовпчик, за значеннями якого проводиться сортування.

 Вибрати вид сортування („за зростанням” або „спаданням”), щоб зявилась крапка.

 ОК

 Впорядкування відбувається відповідним переміщенням рядків комірок у виділеному діапазоні. Вміст інших комірок ЗАЛИШАЄТЬСЯ НА СТАРОМУ МІСЦІ.

Щоб відмінити впорядкування, виконати команду Правка Отемнить.

Пошук інформації.

Найпростішими способом пошуку інформації є використання форми даних, для чого потрібно виконати такі дії:

• Клацнути на будь-якій комірці таблиці;

• Данные Форма, відкривається діалогове вікно „Лист1”

• натиснути кнопку Критерии, в діалоговому вікні очистяться текстові поля для внесення параметрів пошуку.

• Вести в текстові поля ознаки, за якими повинен проводитися пошук (наприклад, перші літер прізвища)

• Натиснути кнопку Далее, щоб переглянути записи, які відповідають заданим параметрам пошуку.

Використання просто фільтра.

 Може виникнути потреба вибирати із електронної таблиці лише ті дані, значення яких цікавить користувача. Така процедура називається фільтрацією даних. Ехсel дозволяє швидко і зручно переглядати необхідні дані зі списку за допомогою простого засобу - автофильтра. Більш складні запити до бази даних можна реалізувати за допомогою команди Розширений фільтр Автофільтр.

Щоб використовувати автофільтр, треба спочатку виділити область списку з заголовками полів. 

Потім виконати команду Автофільтр у меню Дані.

По команді Автофільтр Ехсel розташовує список що відкривається безпосередньо в імена стовпців списку.

Клацнувши по стрілці, можна вивести на екран список всіх унікальних елементів відповідного стовпця.

Якщо виділити деякий елемент стовпця, то будуть сховані всі рядки, крім тих, що містять виділене значення. 

Наприклад, якщо вибрати значення № бригади рівне 1, то будуть обрані тільки ті співробітники, що працюють у першій бригаді. Елемент стовпця, що виділений у списку, що розкривається, називається критерієм фільтра. Можна продовжити фільтрацію списку за допомогою критерію з іншого стовпця.

За допомогою автофильтра можна для кожного стовпця задати потрібні критерії добору записів, наприклад вивести на екран тільки ті записи, значення полів яким знаходяться в границях заданого інтервалу.

Щоб задати потрібний критерій, треба в  списку, що розкривається, вибрати параметр Умова...,
а потім у діалоговому вікні Користувальницький автофильтр увести потрібні критерії
Kor filtr.JPG
Avto filtr.JPG

Для цього необхідно виконати:

• Виділити таблицю

• Данные/Фильтр/Автофильтр, після якої в кожній комірці верхнього рядка з’явиться кнопка для відкриття списку.

• Відкрити список врожай і вибрати (Условие...), з’явиться діалогове вікно „Пользовательський автофильтр”.

• У списку „кількість”, вибрати „больше или равно”, у список справа внести 5.

• Ок, на екрані з’явиться частина таблиці з рядками, у яких стовпчик „Кількість” має значення >5

 Для відміни режиму фільтрації треба виконати команду Данные/Фильтр/Отобразить всё.

Використання розширеного фільтра.

Складна фільтрація. Для фільтрації списку або бази даних за складним критерієм, що буде визначений нижче, а також для одержання частини списку, що задовольняє декільком заданим умовам, в Ехсel використовується команда Розширений фільтр меню Дані. Відмінність цієї команди від команди Автофільтр полягає в тому, що, крім перерахованих вище можливостей, відфільтровані записи можна винести в інше місце робочого листа Ехсel, не зіпсувавши початковий список. Щоб використовувати команду Розширений фільтр, треба спочатку створити таблицю критеріїв, яку варто розмістити на тім же робітнику листі, що і вихідний список. Для формування таблиці критеріїв необхідно скопіювати імена полів списку у вільну частину робочого листа. Під іменами полів записуємо умови добору даних. Крім таблиці критеріїв, для команди Розширений фільтр треба визначити блок висновку. Це означає, що варто скопіювати у вільне місце робочого листа імена тих полів списку, що ви хочете бачити у відібраних даних. Кількість рядків у результаті Ехсel визначить самостійно.

Таким чином, для виконання команди Розширений фільтр треба виконати три дії:

- сформувати у вільному місці робочого листа таблицю критеріїв (блок критеріїв);

- сформувати шапку діапазону результату (блок висновку); - виділити область вихідного списку

Проміжні підсумки.

Excel має засіб, який дозволяє одержати попередні результати, якщо потрібно об’єднати дані в окремі групи. Проміжні підсумки дозволяють узагальнити дані, знайти проміжні і загальні підсумки. Проміжні підсумки створюються за допомогою діалогового вікна „Промежуточные итоги”, яке з’являється на екрані після виконання команди Данные Итоги.

Домашнє завдання

Вивчити теоретичний матеріал.

Контрольні питання 1. Яка частина таблиці може бути списком?

2. Чим список (база даних) відрізняється від електронної таблиці?

3. Поясните розходження в можливостях сортування за допомогою кнопок панелі інструментів

4. Поясните розходження в можливостях сортування за пункту меню Дані / Сортування.

5. Для чого використовуються форми даних?

6. Для чого використовують фільтрування ?

7. Чим відрізняється сортування від фільтрування ?

8. У яких випадках доцільно застосовувати розширений фільтр ?

до уроку створено презентацію: Файл:Впорядкування даних в електронних таблицях.ppt


Урок провела студентка групи Ф-51 Шевчук Тетяна